As reuniões de trabalho são sempre essenciais para tratar assuntos importantes da empresa com a equipa de trabalho. E as reuniões com equipas externas ou clientes, por vezes, são ainda mais importantes, pois na sua maioria pretendem garantir um novo cliente ou dar mostras do profissionalismo e competência da nossa empresa.

Mas estas reuniões nem sempre correm bem e um simples acto pode deitar tudo a perder. Vamos dar-lhe umas dicas sobre o que não deve fazer numa reunião.

Atrasos

Como regra geral, chegar atrasado dá muito mau aspecto, em relação ao seu profissionalismo. Numa reunião não é diferente, independentemente do tipo de reunião. Mesmo que seja com a sua equipa de trabalho, respeite os seus colegas, se a hora foi combinada, é porque aquela hora é conveniente para todos os intervenientes. Se a reunião for com outras empresas é ainda pior, pois mostra além da falta de respeito, que não se preocupou minimamente com a outra empresa e muitas vezes isso é o essencial para não conseguir uma parceria ou venda.

Telemóvel

Mobile-Business

Este é o problema do século. Os smartphones vieram para ficar e facilitar a vida de todos nós, principalmente a vida profissional. Temos tudo o que precisamos à mão, desde os e-mails, aos pagamentos, saldos das contas, chamadas em conferência e ainda a vida pessoal. Mas numa reunião, coloque o telefone em silêncio, quando sair desta as notificações dir-lhe-ão o que tem de fazer em seguida. Até porque se se concentrar numa coisa de cada vez conseguirá ser mais eficiente em todas elas. Colocar o telefone em silêncio, não vale de nada se estiver sempre a olhar para ele para verificar notificações, deixe-o na mala, ou no bolso, concentre-se naquilo que veio tratar. Se não houver interrupções do género, os temas a tratar fluem e as reuniões podem demorar muito menos tempo. Seja profissional!

Tópicos

É importante que se prepare para as reuniões. Antes de ir para uma reunião convém ir preparado e apontar numa agenda ou bloco, os temas que realmente quer que sejam tratados, isto porque caso não o faça, vai ter de voltar a reunir e perde duas vezes o seu tempo para tratar o mesmo assunto. Mas, não se deixe consumir por esta organização, claro que ela é importante para que não saiam da reunião sem tratar de tudo, mas se a conversa está a fluir bem e estão a tratar dos assuntos importantes, não corte a conversa apenas para que esteja dentro do planeado. Os tópicos são óptimos para se preparar antes da reunião e para no fim desta dar uma vista de olhos, para ver se não se esqueceram de nada.

Saber falar e ouvir

Business meeting

Numa reunião é suposto, pelo menos dois intervenientes, discutirem pontos de interesse de modo a chegarem a um acordo. Todas as partes devem comunicar o seu ponto de vista em relação a cada assunto, ouvir e ter em conta os restantes intervenientes. Se for para falar sozinho e não ouvir os restantes intervenientes, então não é uma reunião, é um comunicado. Esta é umas das regras mais importantes para o sucesso de uma reunião. Saiba apresentar com clareza as suas ideias e opiniões mas, saiba melhor ainda ouvir a dos intervenientes e pensar sobre estas. A sua opinião não é sempre a que está certa, nem a melhor, aprenda com aqueles com quem convive, muitas vezes irá encontrar alguém que tenha um ponto de vista diferente do seu e isso fará com que mude a sua maneira de ver as coisas ou de agir e ter sucesso com isso no futuro.

Interromper

Sem dúvida que esta é uma das mais difíceis de cumprir. Se um dos intervenientes está a expor a sua ideia, mesmo que seja para comunicar algo positivo, manifeste-se no fim. Interromper não é elegante. Primeiro porque a pessoa está a seguir uma linha de pensamento para expor uma ideia e quando é interrompida, isso quebra-se e muitas vezes a pessoa esquece algo importante que queria falar. Se respeitar a sua vez de falar e expor as suas questões e opiniões, vai mostrar que é elegante, educado e respeitador.

A sua apresentação

A forma como se veste e se arranja para ir trabalhar é a imagem profissional que passa. Nas reuniões acontece o mesmo, tenha cuidado com a indumentária que usa para não parecer desleixado ou descuidado. O mesmo com a barba e o cabelo, se usa barba e/ou cabelo grande e gosta, não se esqueça de pentear e cuidar, para ter um ar elegante e profissional.