Estamos na era das tecnologias, da comunicação por gadgets e, hoje em dia, as empresas já não usam apenas o telefone para comunicar. Os emails passaram a ser o meio de comunicação mais fácil, seguro, eficaz e ecológico. 

Quer dentro da própria empresa, em que se pode discutir estratégias, ideias e marcar reuniões por esta via, é seguro e garante que todos recebem a mesma informação, sem haver desvios, quer entre empresas, para apresentar propostas, negócios ou enviar documentos. Mas sendo que hoje em dia, todas as empresas comunicam assim, como escrever um mail de modo a que este não fique esquecido numa caixa de mail e seja considerado como prioritário?

Assunto

A maioria das pessoas determina a prioridade dos mails, através do assunto, pois é este que identifica o seu conteúdo. Assim, se quer que a sua mensagem seja lida tem de escrever algo que se destaque e chame a atenção do destinatário. Isto é, se envia uma proposta, por mail, que tem um prazo para ser respondida, no assunto, certifique-se que escreve o título do mail e o prazo em que o destinatário deve responder. Isto fará com que o destinatário dê preferencia a este mail, pois ele já está informado da urgência da mensagem mesmo antes de ter aberto o mail.

Man Working on Laptop --- Image by © Tim Pannell/Corbis

2. Apresente-se

Ao enviar um mail profissional a um cliente ou empresa pela primeira vez é fundamental que tse apresente. No entanto, mencionar o seu nome, idade, função e empresa para que trabalha não é o suficiente. Tente informar-tse sobre os pontos de interesse da empresa e em que é que pode ser uma mais valia, ou os pontos que ambos têm em comum e construa uma ligação que agrade ao leitor e que o faça destacar-se das outras empresas interessadas.

Working with Computer

3. Seja objectivo

Já sabe, à partida que um futuro cliente ou empresa tem imensas propostas diárias e muitos mails para ler de assuntos importantes. Assim, quando escrever o o seu mail, não faça longos discursos de palavras pomposas, seja cordial e vá directo ao assunto, principalmente se for para marcar uma reunião, guarde o discurso para falar pessoalmente. Tente atrair o destinatário com um discurso sucinto, explique por poucas palavras o que pretende, se for muito longo, corre o risco de que não leiam o mail.Man in home office using computer and smiling

4. Oferta

Não se esqueça de escrever no email as vantagens que tem para oferecer ao destinatário, de modo a captar o interesse deste. Isto fará com que ele se sinta motivado a responder, quer seja para discutir melhor a proposta ou fazer uma contraproposta, mas o que conta é que já captou a atenção dele, agora só tem  de saber negociar.